SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL
Las medianas y grandes empresas están inmersas en un presente tan apasionante como difícil, en el que la volatilidad del mercado, la competencia feroz y las decisiones de compra de los clientes marcan el rumbo y los cambios constantes que se deben tomar. Los consumidores cambian muy rápido y, hoy en día, las empresas se encuentran ante un panorama para el que hay que estar preparadas, desde la raíz, gestionando los cambios y adaptándose al reto de ser exitosos en un futuro ilusionante, pero absorbente.
Esta dinámica tan activa del mercado hace que la adaptación tecnológica de las empresas sea una necesidad y, tener una visión integrada de la administración, un objetivo para crecer y ser competitivas constantemente.
En este contexto, la implementación de un Sistema de Gestión Empresarial (Managment Information System) o ERP (Enterprise Resourcing Planning) en la empresa es crucial para gestionarla y abordar con más garantías el presente y el futuro inmediato.
Aquí hablamos sobre los ERP aplicados a empresas de todo tipo, sus beneficios, características principales y motivos por los que es importante considerarlos en la gestión y administración integral de una organización. Las ventajas son muchas.
Es un programa diseñado para contemplar de manera integral los diferentes pasos en la gestión y administración de una empresa, como producción, logística, venta, bases de datos de clientes, nóminas y contabilidad, CRM, análisis de negocio y gestión documental, entre otros. El uso de datos estructurados en estas compañías, sin importar su tamaño, ayuda al crecimiento, orden y mejora de competencias en su ámbito de mercado.
Se trata, en resumen, de una importante solución universal para la centralización de toda la información que maneja una empresa; esta información es parte de los cimientos sobre los que se erige una organización exitosa.
Los objetivos primordiales de los software de gestión empresarial son:
- Mejora y optimización de los procesos de operación y estrategia de una empresa.
- Integridad de datos, es decir, el acceso preciso y oportuno a la información que se requiera de la organización.
- Capacidad de compartir información entre los diferentes actores de la compañía.
- Mejora de las operaciones, evitando aquellas innecesarias o redundantes y eliminando datos inservibles.
- Reingeniería de procesos que impliquen una eficiencia en costes y una reducción de tiempos.
Los ERP’s se distingue de otros sistemas de gestión por tres características:
- Son integrales: el precepto de esta característica es “todas las áreas de una compañía tienen relación entre sí”; por lo tanto, los resultados están concatenados. Por ejemplo, cuando se realiza un pedido, entran en juego diferentes procesos productivos, de control de inventarios, distribución, cobranza, etc. Sin el ERP, cada área debería tener softwares independientes que no estarían integrados en una solución común. Se producirían duplicados informativos, sería más caro el proceso y se utilizaría más tiempo del necesario.
- Son modulares: el ERP está dividido en módulos, algo que genera mayor funcionalidad al poder instalarse y aplicarse según los requerimientos del propio cliente.
- Son adaptables: tanto para los distintos tipos de empresa como de procesos y entorno. La configuración del software, tomando en cuenta los procesos de cada negocio, es una posibilidad.
El hecho de que un ERP nos permita tener una base de datos centralizada, sin duda, será una ventaja.
Un Sistema de Gestión Empresarial se construye con tres tipos de componentes:
- Las personas: es, quizás, la parte más importante en el sistema. Se divide en usuarios específicos, que realizan operaciones con el sistema, y el personal que da soporte al sistema de gestión, mejora las características y desarrolla programas de complemento.
- Procedimientos: incluye las políticas y reglas de operación de los ERP’s para todos los usuarios.
- Medios técnicos: aquí se incluyen hardware (ordenadores, periféricos, y los equipos que permiten interconexión entre distintos ordenadores), software (software de sistema, de aplicación y de otro tipo como de comunicación), base de datos y telecomunicaciones.
Cualquier empresa debe tener un sistema de gestión para administrarse y crecer en un entorno cada vez más competitivo. La organización interna de una compañía, optimizando sus flujos de información y mejorando sus relaciones comerciales, es vital para conseguir los objetivos de crecimiento y reducción de costes; es decir, una mayor rentabilidad.
Las ventajas para una empresa son varias:
- Aumento de la competitividad: la optimización de los costes, sumada a un incremento de la productividad, es crucial para el crecimiento empresarial.
- Mejor control operativo: la gestión de la información durante su generación y posteriormente por medio de un sistema ERP apoyará la toma de decisiones efectiva y, por lo tanto, el crecimiento.
- Integrar la información: la integración de información relacionada con las áreas más determinantes de la empresa, como las finanzas, las ventas o la distribución, es muy importante para el futuro de cualquier empresa. A esto hay que sumar la información electrónica que hoy, más que nunca, es vital para un crecimiento.
Con estas razones, desarrollar un Sistema de Gestión Empresarial en la compañía logrará una eficacia en la toma de decisiones, contener información confiable, veraz, y un acceso rápido, control total de la compañía sin fugas, reducción de costes, rápida adaptación a las normas que dicta y exige el mercado cambiante, optimización de flujos operativos y recursos, etc.
No toda la información que se genera es útil para el crecimiento de la empresa. Por esa razón, ¿cómo debe ser este factor para que sume y no reste?
- Debe ser verdadera y ofrecer un panorama real de lo que está ocurriendo, tanto dentro como fuera de la empresa.
- Calidad y cantidad para la toma de decisiones con una base firme.
- Útil: o sea, información de importancia y relevancia. Una información que no posea estas características puede entorpecer y provocar malas decisiones a niveles incluso directivos.
- Oportuna: la información debe estar disponible en tiempo para que la toma de decisiones se haga eficaz y adecuadamente.
Antes de seleccionar un Sistema de Gestión empresarial, la organización debe definir el objetivo de esa implementación y qué necesidades tiene. Para ello se sugiere que se apliquen criterios de evaluación interna y externa, con el fin de que la elección del ERP sea lo más apegada a las necesidades específicas y genere el máximo rendimiento.
- Gestión de clientes; o sea, la gestión de las diversas áreas enfocadas en el cliente: facturación, distribución, pedidos, etc.
- Gestión de proveedores: evaluar requerimientos relacionados con la gestión de ofertas, compras, pedidos, etc.
- Gestión productiva: aquí se debe evaluar el proceso, el producto, las compras, etc.
- Gestión de almacén: se debe evaluar el control de movimiento, proceso para preparar un pedido externo…
- Gestión económico-financiera: qué se necesita en función de los presupuestos, análisis financieros, cuentas, etc.
- Gestión de Recursos Humanos: nóminas, seguros sociales, salud laboral, planes de carrera, etcétera.
- Estrategia empresarial: analizar aspectos de presentación, navegación, facilidad de acceso o respuestas integrales.
- Formación relacionada con el software: preparación que los operadores del software deben tener para poder utilizarlo en el crecimiento de la empresa.
- Tecnología: analizar si el ERP estaría alineado con el rumbo tecnológico de la empresa y si no tendría dificultad una centralización informativa.
- Proveedores: hacer un estudio económico y financiero del mismo.
- El instalador: analizar la calidad de quien desarrollará el ERP para la empresa, su flexibilidad y capacidad de respuesta y solución de problemas.
- Recursos humanos: valorar con qué recursos humanos se cuenta y quiénes se encargarán de la realización del proyecto.
- Costes de la implementación: relacionados con el desarrollo, mantenimiento, soporte y licencias.
Actualmente un sistema de gestión de la información es la base para el crecimiento de la empresa considerando el desarrollo de productos y servicios nuevos. El personal que tiene más éxito en el trabajo es aquel más capacitado para gestionar y utilizar la información que se genera en la empresa, ya que tomará más decisiones en tiempo y forma y correctas. Por lo tanto, las dos claves de un ERP serán la información y el personal capaz de gestionar la herramienta. La utilización de sistemas de información implica: mejora la productividad; incrementar la capacidad de trabajo y la velocidad al ejecutarlo; aumentar la precisión y la reducción de errores.
Los sistemas de gestión de información deben ser accesibles para distintos tipos de usuarios de la empresa; es decir, para aquellos que se encuentran inmersos en la actividad diaria y no tienen por qué ser programadores o especialistas en sistemas.
Hoy, en una época en la que la globalización del mercado es parte de nuestro día a día, las empresas deben enfrentarse a un proceso de adaptación importante para aumentar su participación en medio de tanta competitividad.